Aus 24.000 Akten Posteingang in Minuten statt Wochen.
Ein regionales Wohnungsunternehmen ertrank in Briefpost und Scans. Piko liest heute jeden Eingang, erkennt worum es geht und legt ihn am richtigen Vorgang ab — vollständig im eigenen Rechenzentrum.
- Branche
- Wohnungswirtschaft
- Bestand
- ~ 24.000 Einheiten
- Einsatz
- On-Premise
- Modul
- Piko Document Intelligence
- 0 h
- Bearbeitungszeit / Jahr eingespart
- 0 %
- der Eingangspost automatisch klassifiziert
- < 0 Tage
- von Datenexport bis erste Resultate
Post stapelte sich, Fristen liefen.
Drei Sachbearbeiterinnen verbrachten ganze Vormittage damit, eingehende Post zu öffnen, zu lesen, dem richtigen Objekt zuzuordnen und manuell ins Bestandssystem zu übertragen. Bei ~24.000 Einheiten ein endloser Strom.
Kündigungen und Widersprüche wurden zu spät bemerkt — mit echten rechtlichen Folgen.
Wissen lag bei einzelnen Personen; Urlaub und Krankheit brachten Vorgänge zum Stillstand.
Eine Cloud-Lösung kam aus Datenschutzgründen nie infrage.
Das Bestandssystem war gesetzt — abgelöst werden sollte nichts.
Drei Schritte, ein durchgängiger Lauf.
Kein neues Portal, kein Umlernen. Der Posteingang bleibt der Posteingang — Piko sitzt davor und macht ihn lesbar.
- 01Ingest
Jeder Posteingang an einem Ort
Briefpost, PDFs, E-Mail-Anhänge und Scans laufen in einen Eingang. Piko nimmt das Format, wie es kommt — kein Vorsortieren, kein Umbenennen.
- 02Verstehen
Klassifikation auf Ihrer Taxonomie
Mahnung, Kündigung, Schadensmeldung, Nebenkostenwiderspruch — jedes Dokument wird auf Ihre eigenen Kategorien gemappt und die relevanten Felder extrahiert.
- 03Weiterleiten
Direkt in den richtigen Vorgang
Das strukturierte Ergebnis landet am passenden Objekt, Mietverhältnis und Sachbearbeiter — mit Frist, Betrag und Kontext. Ohne manuelles Zuordnen.
Wir haben nichts an unserem System geändert — und trotzdem sind unsere Vormittage zurück. Die Post ist morgens schon sortiert, bevor jemand das Büro betritt.
Auf den Bestand zugeschnitten — nicht von der Stange.
Vier Bausteine, die zusammen den Posteingang in strukturierte, fristsichere Vorgänge verwandeln.
Eigene Dokument-Taxonomie
27 Dokumentklassen, trainiert auf dem realen Bestand — nicht auf einem generischen Standard.
Vollständig On-Premise
Mieterdaten verlassen das Rechenzentrum nie. Keine Cloud, kein Drittanbieter im Datenpfad.
Fristen-Erkennung
Termine und Zahlungsziele werden ausgelesen und als strukturierte Felder übergeben — nichts geht in der Ablage unter.
Anbindung ans Bestandssystem
Ergebnisse fließen per API direkt in die vorhandene Wohnungswirtschafts-Software zurück.
Klingt nach Ihrem Posteingang? Reden wir.
Schicken Sie uns einen Tag Eingangspost — anonymisiert. Wir zeigen Ihnen binnen weniger Tage, was Piko auf Ihren echten Dokumenten erkennt.