Liefer-Verschiebungen erkennen, bevor die Produktion steht

Der Fertiger baut Sondermaschinen und Komponenten und überwacht täglich hunderte offene Bestellpositionen über mehrere hundert Lieferanten. Ein großer Teil davon sind selbst Mittelständler ohne EDI — sie schicken Auftragsbestätigungen per Mail als PDF, als Fließtext oder gar nicht.

Bei einigen hundert eingehenden Antworten pro Woche wurde die Mehrheit nur oberflächlich bearbeitet — Verspätungen fielen erst auf, wenn die Produktion auf das Material wartete.

Bestellnummern kamen in fünf Schreibweisen („BE-2024-0815“, „240815“, „815/24“, die Lieferanten-AB-Nummer oder gar keine Referenz). Die mentale Zuordnung kostete pro Mail eine Minute, jeder Vorgang drei System-Wechsel.

Verschiebungen standen unstrukturiert im Fließtext („Pos. 4 verschiebt sich um eine Woche“). Auswertungen über die Liefertreue einzelner Lieferanten gab es nicht — Endkunden-Pönalen waren die Folge.

Piko liest das Einkaufs-Postfach per IMAP und verbindet sich read-only mit den Bestell-Tabellen des ERPs. Jede Antwort wird klassifiziert (z. B. „Bestätigung mit Teil-Verschiebung“) und den richtigen Bestellpositionen zugeordnet — egal ob PDF, Fließtext oder EDI.

Abweichungen werden gegen das ERP-Soll und gegen Folge-Bedarfe bewertet: eine Verschiebung ohne wartenden Fertigungsauftrag ist unkritisch; dieselbe Verschiebung mit Endkunden-Pönale wird sofort eskaliert — mit Quell-Verweis (Message-ID + Zitat-Span).

Das ERP bleibt System-of-Record; Eintragungen geschehen erst nach Bestätigung durch die Einkäufer:in. Einfache Bestätigungen können konfigurierbar automatisch durchlaufen.

Die Bearbeitung einer Lieferanten-Antwort sank von rund acht auf etwa eine Minute — bei hundert Antworten pro Tag entfällt eine reine Verarbeitungs-Vollzeitstelle.

Kritische Verschiebungen werden erkannt, solange noch Zeit zum Reagieren ist — nicht erst beim Montage-Beginn.

Liefertreue pro Lieferant, häufig verschobene Materialien und durchschnittliche Verzögerungs-Tage sind erstmals eine Standard-Abfrage.